He llamado a este post La semana laboral de 4 horas: Comienza a cambiar tu vida por que hoy os quiero hablar de un libro que ha cambiado mi vida. Se trata, como ya habrás adivinado, de La semana laboral de 4 horas, del genial Tim Ferris.

¿Está tu equipo sumido en el lodo del pensamiento de la vieja escuela? ¿Tus diseñadores y desarrolladores divididos acerca de su enfoque y apunto de tirar la toalla? ¿Te estás muriendo para pasar de un mundo rancio a un enfoque más ágil e innovador? El éxito en el entorno web de hoy significa fusionar diseño y desarrollo del pensamiento para moverse a un mundo 2.0 y más allá.

Con el fin de controlar tu vida, necesitas controlar tres pilares

Estos tres pilares son tiempo, ingresos y la movilidad. Hay cuatro fases para conseguir que estos pilares estén bajo tu control.

Definición

Lo primero que hay que hacer es determinar qué es lo que quieres crear desde el punto de vista del estilo de vida y cuanto te costará. ¿Qué es lo que quieres ser, hacer y tener? Determinar qué parte de tus esfuerzos están produciendo esos resultados? Ya os he hablado de la regla 90/10 y de la ley de Pareto que habla del 80/20, que dice que el 20% de tus acciones va a producir el 80% de tus resultados, así como el 80% de tus acciones va a producir el 20 % de los resultados.

Yo comencé a cambiar mi vida cuando me di cuenta que de los 20 clientes al por mayor de uno de mis proyectos, cinco de ellos estaban contribuyendo al 95% de su beneficio. De inmediato puse a todos los clientes no productivos en un patrón de espera. Les dificulté realizar pedidos (tenían que llenar un formulario y enviármelo por fax), porque lo que buscaba no eran más clientes, sino más ingresos. Entonces me centré en los puntos en común entre los cinco clientes restantes y trabajé en duplicar este tipo de clientes. Se puede aplicar este principio a cualquier cosa simplemente dedicando un tiempo a hacer esta sencilla auditoría.

Pincha aquí para conseguir el libro La semana laboral de 4 horas.

Hay dos preguntas que necesitas preguntarte a ti mismo :

  1. ¿Que 20% de mis actividades están creando el 80% de lo que quiero lograr? Sobre la base de la respuesta, intenta duplicar esas actividades y eliminar el otro 80%.
  2. ¿Que 20% de la porción de éxito es difícil y/o consume más tiempo del necesario (desafiando a los clientes que conllevan un alto mantenimiento, por ejemplo). Te recomiendo encarecidamente despedir a más de tus clientes. Puedes hacerlo de una manera no conflictiva. De los cinco clientes que te quedaban, había dos que identificabas como particularmente lentos. Los puedes enviar un correo electrónico diciendo algo en la línea de, “Por desgracia, no parece que nuestros estilos de trabajo sean compatibles. Me encantaría seguir trabajando con usted si se cumplen las siguientes condiciones… (lista de los cambios que necesitas ver). Si no es así, la mejor de las suertes, etc … “

Otra ley interesante al respecto de todo esto es la Ley de Parkinson, que dice que una tarea se agrandará en aparente complejidad e importancia en proporción directa a la cantidad de tiempo que tengamos o asignemos para realizar la misma. Os aconsejo limitar las tareas (80/20), y a continuación, limitar el tiempo. Lo podéis hacer como un juego contrarreloj.

Eliminación

La gestión del tiempo no funciona. Hay una epidemia de eficiencia para centrarse en cómo hacer mejor las cosas en lugar de en que hacer. Hay un límite a la cantidad de información que puedes organizar y que es mejor eliminar.

Tenemos que dosificarnos. Él trabajador promedio pasa el 40% de su tiempo de trabajo distrayéndose entre tareas. Es decir, pasamos el 40 % del tiempo “moviendo papeles”. La dosificación implica dejar tareas similares para hacerlas juntas y luego hacerlas solo en ocasiones limitadas. Él cambio en la forma en que manejamos el correo electrónico va a ser el punto de inflexión más importante que puedes notar de inmediato.

Os aconsejo el establecimiento de una auto-respuesta en el email de modo que puedas manejar las expectativas de la gente. Algo como, “Estimado compañero, gracias por tu correo electrónico. Debido a una cantidad extremadamente grande de carga de trabajo y a los plazos inminentes, voy a revisar el correo electrónico a estas horas… (os sugiero comenzar por dos veces al día, aunque yo hay veces que solo lo miro una vez al día). Si necesitas ayuda inmediata, por favor llámeme en mi teléfono móvil.”

Esto puede parecer exagerado pero Tim Ferris en su libro, recomienda reducirlo hasta una vez a la semana o incluso una vez cada dos semanas. ¿Puedes siquiera imaginar hacer eso? Para mí fue difícil al principio y eso que me pagan por leer emails, pero ya le dedico nada mas que una hora al día. Sin embargo como dije al principio es difícil, por que el email es como el crack… se que va a ser un hábito difícil de romper. Ni que decir tiene que lo mismo se aplica a las redes sociales.

Pincha aquí para conseguir el libro La semana laboral de 4 horas.

Otra cosa con respecto al correo electrónico es que no debéis hacer que comprobar el email sea lo primero de la mañana (o de la jornada). En su lugar, centraros en acabar la tarea más importante (la que hemos identificado con la regla 80/20) antes del mediodía. La eliminación trata sobre identificar las claves entre las múltiples tareas, buscar la aguja en el pajar o separar el grano de la paja por seguir con el símil.

Automatización

Algunas de las tareas restantes (las sobrantes después de identificar lo más importante y eliminar las menos valiosas), es importante hacerlas, pero consumen mucho tiempo (recuerda juntarlas para hacerlas por lotes). Si ganas 14.000 € al año y trabajas 40 horas/semana durante 50 semanas al año estarás ganando alrededor de 7 €/hora. Si puedes subcontratar cualquiera de tus tareas a alguien a quien puedas pagar 5 €/hora o menos ¡hazlo!

Piensa acerca de las reglas que puedes establecer por tí mismo en lugar de responder a las cosas todo el tiempo.

Liberación

Tenemos que crear movilidad. Los empresarios temen ceder el control. Los empleados temen tomar el control. Los empleados necesitan para salir de la oficina. Siempre es mejor pedir perdón, que pedir permiso. Crea una excusa que te lleve fuera de la oficina. Entonces dile a tu jefe, “necesito estar fuera de la oficina durante las próximas dos semanas (o el tiempo que sea)”. Luego dile que, “Reconozco que necesito seguir trabajando, esto no son unas vacaciones” y así es como me he propuesto hacerlo: Dales un plan.

Mientras lo creas, céntrate en ser extremadamente productivo. Cuando vuelvas a la oficina, demuéstrale cómo tu productividad ha sido dos veces mayor que cuando estabas en la oficina (muestra los datos para demostrar esto). Luego pregunta por 1 día a la semana fuera de la oficina durante un mes. Que sea reversible, “si no te convence lo dejamos como antes”, de esta forma el jefe va a ser más abierto a esta idea. Mas adelante con el tiempo, te haces algo menos productivos en el trabajo, y mucho más y más productivo cuando trabajes de forma remota para que sean más propensos a aumentar tu trabajo fuera de las instalaciones. Una vez que hayas creado más tiempo para ti, toma ventaja del tiempo y encuentra la manera de llenar ese tiempo de una manera satisfactoria.

En un próximo video os hablo de que estoy en contra de la sobrecarga de información y deesta cultura de la inmediatez. Tenemos que centrarnos en los pocos críticos (lo verdaderamente importante) e ignorar los muchos triviales.

Pincha aquí para conseguir el libro La semana laboral de 4 horas.

Preguntas

Si has llegado hasta aquí lo verás todo muy bonito, pero irreal (asi lo vi yo la primera vez que lei el libro, luego empecé a aplicarlo en la medida de mis posibilidades). No tiene que gustarte o convencerte todo lo que dice, lo que no te convenza dejalo en espera, y ve aplicando lo que si. Sin embargo seguro que te surgen preguntas parecidas a estas:

  • ¿Cómo te despides de tus clientes sin arruinar tu reputación? Tim sugiere filtrar tus clientes para que tengas clientes que requieran bajo mantenimiento y que se ajusten a tu perfil ideal. En lugar de centrarte o “despedir” a los poco productivos, simplemente ignorarlos a menos que tengan algo pendiente (no hacer caso omiso de sus peticiones directas, pero no para crear actividades que no tengas necesidad, como llamar y comprobar con ellos y perseguir activamente más negocios con ellos).
  • ¿Hay reglas generales para las reuniones? Tim dice que cuando vamos a tener una reunión debemos averiguar cuál es el problema y antes de tener la reunión debemos averiguar cuál es la solución a ese problema. Haz las reuniones realmente cortas. Obtén una agenda, si alguien quiere tener una reunión contigo asígnalo a ella y define la hora de fin.
  • ¿Hay que ser “transparente”? ¿Cómo aumentamos los precios para un cliente si saben que son outsourcing? Tim dice que le gusta ser completamente transparente (algo que yo realmente respeto y estoy de acuerdo con el). Dice que un buen auto respondedor de email  puede decir algo como: “no estoy disponible hasta (lo que sea), pero aquí le dejo una lista de las personas que puede contactar para obtener una respuesta inmediata”. Al igual que su empresa de relaciones públicas le dijo, puedes decir algo como: “Cuando me contratas, estás contratando a mi equipo también”.
  • ¿Cómo puedes aplicar estos principios a tu vida personal? Tim dice que hay que ser implacable con tu vida personal como lo harías con tu vida de negocios ¿Quienes son las personas que realmente te hacen feliz, aumentan tu energía, tienes siempre en mente, etc? Hay muy pocas relaciones que son las relaciones claves. Nutre esas. Además, en esas relaciones de negocios importantes, si hay algo importante que decir o preguntar llámalos (en lugar de utilizar el correo electrónico). Dice que él llama a sus clientes tan raramente que cuando lo hace que realmente escuchan.
  • ¿Cómo se puede averiguar que es lo importante? Brillantemente, y estoy de acuerdo totalmente, Tim dice que si no puedes medir algo, es por que no lo entiendes. Además, lo que se mide se logró . ¿Cómo determinas si tu día fue un éxito? ¿Que tienes en cuenta? Si no mides las cosas vuelas a ciegas. Una vez que has identificado tu métrica te preguntas, “Este es mi objetivo, ¿cómo puedo crearlo?”. También dice que hay que tener cuidado con los ascensos, en el caso de obtener un aumento de sueldo, luego tendrás que trabajar más horas debido a ese aumento, entonces puedes realmente estar ganando menos dinero por hora.
  • ¿Qué herramientas aprovechar? Tim dice que la habilidad más importante que puedes desarrollar es la capacidad de hacer negocios y negociar. Necesitas la capacidad de crear la percepción de situaciones de ganar-ganar.

Pincha aquí para conseguir el libro La semana laboral de 4 horas.

Pensamientos finales de Tim

Pregúntate a tí mismo tres veces al día, “¿Estoy siendo productivo, o solo estoy ocupado?” Otra forma de hacerte esa pregunta es, “¿Estoy realizando una actividad comodín?” (Una actividad comodín es algo que se hace cuando se quiere evitar hacer algo que nos abruma (y que es lo que probablemente la que deberíamos hacer)).

El error más grande que los empleados cometen es que subestiman su influencia. Aumenta la inversión de tus jefes en ti “realmente consigue que inviertan en ti y aumenta tu valor en la empresa, lo que hará menos probable que te nieguen las peticiones que realices. No sólo es importante cuando pedir las cosas sino también la forma de hacerlo. Puedes esperar a un momento en que seas parte integral de un proyecto y luego pedir algo que deseas.

Mis Pensamientos finales

En realidad, yo creo que La semana laboral de 4 horas va a ser una experiencia fundamental en mi vida. Lo he leído dos veces seguidas, la segunda tomando apuntes y cuando me planteo comenzar otro libro ni siquiera puedo empezar a interesarse porque lo único que se me ocurre en ese momento es dar vueltas sobre todas las formas en que Tengo que cambiar mi forma de pensar y hacer las cosas.

Pincha aquí para conseguir el libro La semana laboral de 4 horas.