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Trámites administrativos para poner en marcha una empresa

Trámites administrativos para poner en marcha una empresa

Trámites administrativos para la Constitución de una empresa

Para la constitución de una empresa es necesario llevar a cabo una serie de trámites que dependen siempre de la forma empresarial escogida.

Las empresas de carácter mercantil, para obtener personalidad jurídica, deben efectuar unos trámites específicos y, al empresario individual, con personalidad física, le basta su DNI para su constitución como tal.

Adopción de personalidad jurídica en las sociedades mercantiles.

Los primeros trámites que deben realizar todas las empresas mercantiles son los relacionados con la obtención de la personalidad jurídica. Son los siguientes:

1) Certificación negativa del nombre o denominación social (anexo 1)

Es un trámite para poder obtener una denominación que cumpla con los requisitos exigidos, ya que la normativa mercantil prohíbe que dos o más sociedades coincidan en su denominación.

La petición debe realizarse en el Registro Mercantil Central, aunque puede hacerse una consulta previa y gestionarlo a través de www.rmc.es, donde deberemos indicar nuestros datos personales e indicar hasta tres nombres diferentes para la nueva sociedad. Se exigen unos requisitos:

  • El nombre no puede hacer referencia a una actividad que no esté relacionada con el objeto social de la empresa (ej. “Construcciones Jorsa” si la empresa es de transportes).
  • No puede incluir el nombre o el seudónimo de una persona sin su consentimiento (ej. Ropa deportiva “CR7 Sport”).
  • El nombre debe incluir siempre la abreviatura de la forma jurídica adoptada (ej. S.A.; S.L.; etc.).
  • check
    No puede ser idéntico a otro nombre ya existente.

Cuando el Registro recibe la solicitud hace una reserva del nombre elegido. La vigencia de esta reserva será de 3 meses, pasados los cuales deberá renovarse si aún no se ha registrado la sociedad. Si pasados 6 meses aún no se ha otorgado escritura pública, la denominación causa baja y deberá solicitarse de nuevo.

2) Justificación de las aportaciones realizadas por los socios

Como para algunas sociedades es necesario un capital mínimo, cualquiera de los socios debe abrir en una entidad financiera una cuenta bancaria a nombre de la nueva empresa y realizar el depósito de este capital exigido.

Una vez realizado el ingreso se deberá solicitar a la entidad financiera que expida un certificado justificando el depósito realizado.

Esta justificación servirá para presentarla ante el notario en el momento que se otorgue la escritura pública de constitución de la empresa, como comprobante de las aportaciones realizadas por todos los socios.

3) Estatutos de la nueva sociedad (anexo 2)

Los estatutos son la parte de la escritura donde figuran todas las normas por las que se regirá la nueva empresa. Se deben redactar una vez que la empresa ya posee un local social, ya que esta información debe constar obligatoriamente en los estatutos. El contenido esencial de Estatutos es:

  • Denominación de la sociedad.
  • Objeto social.
  • Fecha de inicio de la actividad.
  • Domicilio social.
  • Capital social.
  • Forma de división del capital social.
  • Forma de organizar la administración de la sociedad.
  • Administradores que representan a la sociedad y sus funciones.

4) Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución (anexo 3)

Es un acto mediante el cual los socios fundadores proceden a la firma de la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario. El contenido esencial de una escritura pública de constitución es:

  • Identidad de los socios.
  • Voluntad de constituir una sociedad.
  • Aportaciones que cada socio realiza.
  • Los estatutos de la sociedad
  • Identidad de la persona/s que se encargan de la administración y de la representación social.
  • Pactos que los socios crean convenientes, siempre que no sean contrarios a la ley ni a la forma social elegida.

Pese a que no hay plazo definido para otorgar la escritura pública, es conveniente tener en cuenta que la Certificación Negativa del la Denominación Social caduca a los 6 meses.

5) Pago del impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, TP y AJD (anexo 4)

Es un impuesto que grava la constitución de una sociedad. Su cuantía es el 1% del capital social.

En la actualidad se encuentra transferido a las Comunidades Autónomas, y por ello, se debe presentar en la delegación de Hacienda de las correspondientes Consejerías, en los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la escritura.

El impreso es el 600 y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI o NIF.

6) Solicitud del código de identificación fiscal (anexo 5)

Sirve para identificar a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda. El CIF provisional tiene una validez de 6 meses hasta que se retira la tarjeta de identificación fiscal definitiva.

El impreso es el modelo 036 (037 para las cooperativas) y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI del solicitante.

7) Inscripción en el Registro correspondiente

Las sociedades mercantiles deben inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga el domicilio social la nueva empresa. Se dan dos excepciones: las cooperativas, que lo harán en el Registro General de Cooperativas, y las sociedades laborales, en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales.

La inscripción debe realizarse en el mes siguiente al otorgamiento de la escritura y, para poder realizarla, se debe presentar el original de la escritura de constitución, una vez se haya pagado el impuesto de TP y AJD.

El Registro entregará la escritura donde constarán el tomo, folio y la hoja donde ha quedado inscrita la sociedad. Estos datos deberán figurar en todos los documentos comerciales de la nueva empresa (cartas, facturas, albaranes, etc.).

Trámites Oficiales para la puesta en marcha y Documentación

Trámites de carácter general para la puesta en marcha de la empresa

Los trámites necesarios para poner en marcha nuestro negocio deben llevarse a cabo ante diferentes organismos. Dependiendo del lugar donde deben realizarse podemos clasificarlos del siguiente modo:

1) Trámites en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (anexo 5 y 6)

a) Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). Anexo 6.

Tributo local que grava la actividad y debe pagarse 10 días antes de iniciar la actividad (validez durante 1 año). Debe presentarse en el modelo 840 junto con el DNI o CIF en su caso. En la actualidad la mayoría de las empresas están exentas de su pago.

b) Declaración censal. Anexo 5.

Es un resumen de la situación y obligaciones fiscales de la empresa. Debe presentarse al inicio, modificación o cese de una actividad. El modelo a presentar es el 036 (037 para las cooperativas) junto con una fotocopia del DNI o CIF en su caso.

2) Trámites ante el Registro Mercantil

a) Documentación social.

Sociedad Limitada: Libro de Registro de Socios o de Participaciones.

Sociedad Anónima: Libro de Acciones al portador y Libro de Acciones nominativas.

b) Diligencia y legalización de los libros obligatorios.

Las empresas deben llevar una contabilidad adecuada a su actividad, un libro diario y otro de inventarios y cuentas anuales y, además, por cuestiones fiscales libros auxiliares. Los libros contables se pueden legalizar de diferentes formas:

  • Antes de su utilización presentándolos en el Registro.
  • Después de hacer anotaciones en hojas sueltas, antes de los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
  • En hojas sueltas, ordenadas por fecha, y encuadernadas después.
  • check
    En soporte informático.
  • check
    Vía telemática.

3) Trámites ante el Registro de Cooperativas

a) Documentación social

Libro de Registro de Socios y Libro Registro de Aportaciones de Capital.

4) Trámites en el Ayuntamiento (anexo 7, 8)

a) Licencia de Apertura (anexo 7).

Es un documento que acredita que las instalaciones de la empresa cumplen con la normativa de urbanismo y con los reglamentos técnicos de aplicación. Para obtener la licencia debe presentarse:

  • Alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas).
  • Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local (anexo 8).
  • DNI del solicitante.
  • check
    Memoria de las actividades y del local.
  • check
    Planos del local.
  • check
    Presupuesto de las instalaciones.

En caso de que las actividades sean molestas, insalubres o peligrosas:

  • Proyecto de las instalaciones firmado por un técnico.
  • Informe favorable de Análisis Ambiental de Actividades.

Una vez que se conceda la licencia se dispone de 6 meses para iniciar la actividad.

Licencia de Obras (anexo 9).

Es un documento imprescindible para hacer obras en el local. Se dispone de 6 meses para comenzar las obras una vez concedida esta licencia. Para obtener la licencia debe presentarse:

  • Presupuesto de la obra.
  • Plano del estado actual y del reformado.
  • Memoria de las obras.
  • wrench
    Plano de la finca donde esté situado el local.
  • wrench
    Si las obras afectan a algún elemento estructural deberá acompañarse de un proyecto del arquitecto.

Trámites en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (anexos 9, 10, 11, 12, y 13)

Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

Debe realizarla todo empresario que pretenda realizar contrataciones y siempre antes de contratar por primera vez. El lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar la inscripción debe presentarse:

  • Alta de la empresa en la S.S. (TA6). Anexo 10.
  • Alta de trabajadores en la S.S. (TA2). Anexo 11.
  • Alta en el IAE
  • check
    Contrato de asociación a una mutua de accidentes de trabajo.
  • check
    Copia de la escritura de constitución.
  • check
    Fotocopia del DNI del solicitante.
Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA)

Deberán darse de alta en el RETA:

  • Empresarios individuales.
  • Socios de compañías colectivas y comanditarias.
  • Socios de comunidades de bienes y sociedades civiles.
  • check
    Socios administradores o miembros de órganos de Administración de sociedades mercantiles.

Debe realizarse dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad, y el lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar el alta en el RETA debe presentarse:

  • Afiliación a la S.S. (TA1). Anexo 12
  • Documento de alta en el RETA (TA0521/1). Anexo 13
  • Alta en el IAE.
  • check
    DNI del solicitante.
  • check
    Escritura pública y CIF.
Alta en el Régimen General de la Seguridad Social.

Deberán darse de alta:

  • Trabajadores por cuenta ajena.
  • Socios trabajadores.

Debe presentarse una fotocopia del DNI del trabajador y realizar el trámite antes del inicio de la actividad. El lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa.

Comunicación de apertura del centro de trabajo.

Deben realizar esta comunicación cualquier empresa que abra un centro de trabajo, aportando todos los datos relacionados con ésta (centro de trabajo, plantilla, actividad, etc.) y el libro de visitas (anexo 14). El lugar donde comunicar la apertura es la Dirección Provincial de Trabajo y el plazo para ello son 30 días siguientes al inicio de la actividad.

Iniciativas para facilitar la constitución legal de la empresa

La tramitación mediante la Ventanilla Única Empresarial (VUE).

La Ventanilla Única Empresarial es una iniciativa surgida en 1999 de las Administraciones públicas en sus tres niveles (estatal, autonómico y local) y las Cámaras de Comercio para facilitar la constitución de empresas. Su objetivo principal es hacer más fácil la creación de empresas, para lo cual ha establecido una red de centros a los emprendedores (http://www.ventanillaempresarial.org). 

Las Ventanillas Únicas Empresariales ponen a tu disposición:

  • Centros presenciales de tramitación y de asesoramiento integral al emprendedor, donde podrás recibir asesoramiento presencial y realizar los trámites de constitución de tu empresa.
  • El Portal www.ventanillaempresarial.org, que ofrece asesoramiento online y diferentes recursos.

Los objetivos de las VUE son:

  • 1
    Facilitar la tramitación. En un único espacio físico es posible realizar la mayoría de trámites como por ejemplo Hacienda, la Seguridad Social, la Comunidad Autónoma y el Ayuntamiento.
  • 2
    Informar y orientar al emprendedor. En aspectos relacionados con la creación de la empresa, más allá de la tramitación (ayudas y subvenciones, medios de financiación, etc.).

En el funcionamiento de las VUE se diferencian tres áreas sucesivas:

  • 1
    Información y direccionamiento. De forma presencial o telefónica se informa sobre los servicios que ofrece y en su caso se dirige al emprendedor a la sección en que será aconsejado.
  • 2
    Orientación y asesoramiento. El emprendedor recibe asesoramiento sobre su proyecto de empresa, desde la forma jurídica adecuada a otros aspectos como la financiación.
  • 3
    Tramitación. Trámites relacionados con la adopción de la personalidad jurídica y para la puesta en marcha del negocio.

La oficina donde puedes acudir en Madrid es:

C/ Pedro Salinas, 11;

28033 – Madrid

Contacto: 91 538 38 05; Fax: 91 538 37 76;

E-Mail: madrid@ventanillaempresarial.org

La constitución de Empresas por vía telemática

En la actualidad está previsto el uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para la creación de la sociedad limitada nueva empresa. Los pasos a seguir son los mismos que para constituir otro tipo de sociedad, con la diferencia de que se pueden realizar por internet y formalizar en un solo documento (Documento Único Electrónico DUE).

El DUE recoge toda la información de la empresa que debe enviarse al Registro Mercantil, a Hacienda o a la Seguridad Social.

Trámites que incluye el DUE

El DUE sustituye a 16 formularios, que incluye los siguientes trámites:

  • Reserva de la denominación social.
  • Cita con el notario.
  • Recogida de datos para el otorgamiento de la escritura y demás trámites.
  • check
    Solicitud del CIF provisional.
  • check
    Declaración censal de inicio de actividad.
  • check
    Liquidación del impuesto de TP y AJD.
  • check
    Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial.
  • check
    Trámites de Seguridad Social: cuenta de cotización, afiliación y alta de socios y empleados.
  • check
    Solicitud del CIF definitivo.
  • check
    Inscripción de ficheros de carácter personal en la Agencia Española de Protección de Datos.
  • check
    Alta del dominio en Internet.

Todo esto es posible gracias a la creación del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que está formado por tres elementos:

  • 1
    Portal PYME. Nos ofrecen información y asesoramiento. Podemos encontrarlos en la web de la Dirección General de la Pequeña y Mediana Empresa (www.ipyme.org), o a través de un enlace en la web de CIRCE (www.circe.es).
  • 2
    Puntos de Asesoramiento y Tramitación (PAIT). Asesoran presencialmente a los emprendedores e inician la tramitación electrónica.
  • 3
    Sistema de Tramitación Telemática (STT-CIRCE). Tramitan expedientes electrónicos sobre la base del DUE.

Mediante el procedimiento telemático, el emprendedor tan sólo tiene que acudir presencialmente al PAIT y al notario, y el tiempo de tramitación se reduce a menos de 12 días.

Pasos que se han de seguir para constituir una SLNE mediante el proceso telemático

Paso 1. Cumplimentación del DUE

Acudir al PAIT y cumplimentar el DUE mediante el programa PACDUE. Se genera la razón social y se incorpora al DUE.

Paso 2. Cita con el notario

Se solicita online y los datos de la cita aparecen en el DUE. Se imprime el DUE para presentarlo ante el notario.

Paso 3. Reserva en el Registro Mercantil Central (RMC)

El CIRCE reserva la razón social solicitada previamente en el RMC. El RMC envía a través del CIRCE un asiento de presentación correspondiente a la solicitud para aportarla ante el notario.

Paso 4. Generación de la Escritura

El CIRCE envía los datos del DUE al notario, que otorgará escritura.

Paso 5. Solicitud del CIF provisional

El CIRCE envía la escritura a la Agencia Tributaria (AT) solicitando el CIF provisional. La AT procesa la información u envía el CIF provisional a través del CIRCE.

Paso 6. Liquidación del impuesto de TP y AJD

Se realiza la liquidación electrónicamente.

Paso 7. Solicitud de inscripción en el Registro Mercantil Provincial (RMP)

Con el CIF asignado y el pago del impuesto TP y AJD, el notario solicita a través del CIRCE, la inscripción e la empresa en el RMP.

Paso 8. Solicitud de alta en la Seguridad Social

A través del CIRCE se realiza el alta en la TGSS para inscribir a la empresa y generar el Código de Cuenta de Cotización (CCC), y dar de alta, y en su caso afiliar, a sus trabajadores. La TGSS devuelve al CIRCE el CCC y los NAF de los trabajadores.

Paso 9. Generación de escritura definitiva

El notario recibe la información del RMP y genera la escritura definitiva.

Paso 10. Solicitud de CIF definitivo

Procesada la escritura definitiva, el notario solicita el CIF definitivo a través del CIRCE. La confirmación del CIF definitivo finaliza el proceso de creación de Nueva Empresa.