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Para la constitución de una empresa es necesario llevar a cabo una serie de trámites que dependen siempre de la forma empresarial escogida.

Las empresas de carácter mercantil, para obtener personalidad jurídica, deben efectuar unos trámites específicos y, al empresario individual, con personalidad física, le basta su DNI para su constitución como tal.

Los primeros trámites que deben realizar todas las empresas mercantiles son los relacionados con la obtención de la personalidad jurídica. Son los siguientes:

Es un trámite para poder obtener una denominación que cumpla con los requisitos exigidos, ya que la normativa mercantil prohíbe que dos o más sociedades coincidan en su denominación.

La petición debe realizarse en el Registro Mercantil Central, aunque puede hacerse una consulta previa y gestionarlo a través de www.rmc.es, donde deberemos indicar nuestros datos personales e indicar hasta tres nombres diferentes para la nueva sociedad. Se exigen unos requisitos:

Cuando el Registro recibe la solicitud hace una reserva del nombre elegido. La vigencia de esta reserva será de 3 meses, pasados los cuales deberá renovarse si aún no se ha registrado la sociedad. Si pasados 6 meses aún no se ha otorgado escritura pública, la denominación causa baja y deberá solicitarse de nuevo.

Como para algunas sociedades es necesario un capital mínimo, cualquiera de los socios debe abrir en una entidad financiera una cuenta bancaria a nombre de la nueva empresa y realizar el depósito de este capital exigido.

Una vez realizado el ingreso se deberá solicitar a la entidad financiera que expida un certificado justificando el depósito realizado.

Esta justificación servirá para presentarla ante el notario en el momento que se otorgue la escritura pública de constitución de la empresa, como comprobante de las aportaciones realizadas por todos los socios.

Los estatutos son la parte de la escritura donde figuran todas las normas por las que se regirá la nueva empresa. Se deben redactar una vez que la empresa ya posee un local social, ya que esta información debe constar obligatoriamente en los estatutos. El contenido esencial de Estatutos es:

Es un acto mediante el cual los socios fundadores proceden a la firma de la escritura pública de constitución de la sociedad ante notario. El contenido esencial de una escritura pública de constitución es:

Pese a que no hay plazo definido para otorgar la escritura pública, es conveniente tener en cuenta que la Certificación Negativa del la Denominación Social caduca a los 6 meses.

Es un impuesto que grava la constitución de una sociedad. Su cuantía es el 1% del capital social.

En la actualidad se encuentra transferido a las Comunidades Autónomas, y por ello, se debe presentar en la delegación de Hacienda de las correspondientes Consejerías, en los 30 días hábiles siguientes a la formalización de la escritura.

El impreso es el 600 y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI o NIF.

Sirve para identificar a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda. El CIF provisional tiene una validez de 6 meses hasta que se retira la tarjeta de identificación fiscal definitiva.

El impreso es el modelo 036 (037 para las cooperativas) y debe acompañarse de una copia de la escritura de constitución y del DNI del solicitante.

Las sociedades mercantiles deben inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga el domicilio social la nueva empresa. Se dan dos excepciones: las cooperativas, que lo harán en el Registro General de Cooperativas, y las sociedades laborales, en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales.

La inscripción debe realizarse en el mes siguiente al otorgamiento de la escritura y, para poder realizarla, se debe presentar el original de la escritura de constitución, una vez se haya pagado el impuesto de TP y AJD.

El Registro entregará la escritura donde constarán el tomo, folio y la hoja donde ha quedado inscrita la sociedad. Estos datos deberán figurar en todos los documentos comerciales de la nueva empresa (cartas, facturas, albaranes, etc.).

Los trámites necesarios para poner en marcha nuestro negocio deben llevarse a cabo ante diferentes organismos. Dependiendo del lugar donde deben realizarse podemos clasificarlos del siguiente modo:

Tributo local que grava la actividad y debe pagarse 10 días antes de iniciar la actividad (validez durante 1 año). Debe presentarse en el modelo 840 junto con el DNI o CIF en su caso. En la actualidad la mayoría de las empresas están exentas de su pago.

Es un resumen de la situación y obligaciones fiscales de la empresa. Debe presentarse al inicio, modificación o cese de una actividad. El modelo a presentar es el 036 (037 para las cooperativas) junto con una fotocopia del DNI o CIF en su caso.

Sociedad Limitada: Libro de Registro de Socios o de Participaciones.

Sociedad Anónima: Libro de Acciones al portador y Libro de Acciones nominativas.

Las empresas deben llevar una contabilidad adecuada a su actividad, un libro diario y otro de inventarios y cuentas anuales y, además, por cuestiones fiscales libros auxiliares. Los libros contables se pueden legalizar de diferentes formas:

Libro de Registro de Socios y Libro Registro de Aportaciones de Capital.

Es un documento que acredita que las instalaciones de la empresa cumplen con la normativa de urbanismo y con los reglamentos técnicos de aplicación. Para obtener la licencia debe presentarse:

En caso de que las actividades sean molestas, insalubres o peligrosas:

Una vez que se conceda la licencia se dispone de 6 meses para iniciar la actividad.

Es un documento imprescindible para hacer obras en el local. Se dispone de 6 meses para comenzar las obras una vez concedida esta licencia. Para obtener la licencia debe presentarse:

Debe realizarla todo empresario que pretenda realizar contrataciones y siempre antes de contratar por primera vez. El lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar la inscripción debe presentarse:

Deberán darse de alta en el RETA:

Debe realizarse dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad, y el lugar donde acudir es la delegación de la Tesorería de la S.S. donde esté situada la empresa. Para realizar el alta en el RETA debe presentarse:

Deberán darse de alta:

Deben realizar esta comunicación cualquier empresa que abra un centro de trabajo, aportando todos los datos relacionados con ésta (centro de trabajo, plantilla, actividad, etc.) y el libro de visitas (anexo 14). El lugar donde comunicar la apertura es la Dirección Provincial de Trabajo y el plazo para ello son 30 días siguientes al inicio de la actividad.

La Ventanilla Única Empresarial es una iniciativa surgida en 1999 de las Administraciones públicas en sus tres niveles (estatal, autonómico y local) y las Cámaras de Comercio para facilitar la constitución de empresas. Su objetivo principal es hacer más fácil la creación de empresas, para lo cual ha establecido una red de centros a los emprendedores (http://www.ventanillaempresarial.org). 

Las Ventanillas Únicas Empresariales ponen a tu disposición:

Los objetivos de las VUE son:

En el funcionamiento de las VUE se diferencian tres áreas sucesivas:

La oficina donde puedes acudir en Madrid es:

C/ Pedro Salinas, 11;

28033 – Madrid

Contacto: 91 538 38 05; Fax: 91 538 37 76;

E-Mail: madrid@ventanillaempresarial.org

En la actualidad está previsto el uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) para la creación de la sociedad limitada nueva empresa. Los pasos a seguir son los mismos que para constituir otro tipo de sociedad, con la diferencia de que se pueden realizar por internet y formalizar en un solo documento (Documento Único Electrónico DUE).

El DUE recoge toda la información de la empresa que debe enviarse al Registro Mercantil, a Hacienda o a la Seguridad Social.

El DUE sustituye a 16 formularios, que incluye los siguientes trámites:

Todo esto es posible gracias a la creación del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que está formado por tres elementos:

Mediante el procedimiento telemático, el emprendedor tan sólo tiene que acudir presencialmente al PAIT y al notario, y el tiempo de tramitación se reduce a menos de 12 días.